Privacyverklaring Voorkomen Medicatie-Incidenten (VMI)

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 9 oktober 2023. 

 

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen.  

Stichting Instituut voor Verantwoord Medicijngebruik (IVM) is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking van de meldingen die zorgaanbieders aanleveren aan de VMI-databank van het programma Voorkomen Medicatie-incidenten (VMI) van het IVM. VMI verwerkt daardoor privacygevoelige gegevens en persoonsgegevens.   

Bij de verwerking houden we ons vanzelfsprekend aan de eisen die de privacywetgeving stelt. Dat betekent onder andere dat: 

• We duidelijk vermelden voor welk doel we persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring; 

• We onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die we echt nodig hebben; 

• We u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist; 

• We passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat we dat ook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken; 

• We op uw aanvraag uw persoonsgegevens aanbieden ter inzage, corrigeren of verwijderen. 

Doelstelling 

VMI is het landelijk meldpunt van medicatie-incidenten. VMI verzamelt en analyseert de meldingen op geaggregeerd niveau. Hierdoor worden risico’s in de zorgprocessen sneller zichtbaar dan op lokaal niveau. De risico’s die VMI signaleert worden primair teruggegeven aan zorgprofessionals. Dit gebeurt onder andere via Praktijkprikkels. Door kennis en informatie over incidenten anoniem (zonder persoonsgegevens en zonder zorginstellingsgegevens) te verspreiden en te voorzien van aanbevelingen hoe ze te voorkomen, leren zorgorganisaties en zorgprofessionals van elkaar.  

Meldingen door zorgaanbieders  

Zorgaanbieders kunnen een melding doen via het formulier op de website, via bulkupload in het persoonlijke Meldingenportaal of via een elektronische koppeling: de Applicatie Programma Interface (API).   

De volgende persoonsgegevens van de melder worden verwerkt: 

• Naam van de zorgaanbieder 

• AGB-code van de zorgaanbieder 

• Naam van de hoofd accounthouder/contactpersoon (communicatie) 

• E-mailadres van hoofdaccounthouder/contactpersoon (inlog en communicatie) 

• Telefoonnummer van hoofdaccounthouder/contactpersoon (inlogverificatie en communicatie). 

De persoonsgegevens van de melder worden gebruikt voor registratie van de melding en voor communicatie met de melder. De verwerking van persoonsgegevens van de melder is noodzakelijk voor het correct afhandelen van de melding in overeenstemming met de doelstelling van VMI.  

In de meldingen mogen bij het aanleveren geen persoonsgegevens, behalve geslacht en geboortejaar, en namen van zorginstellingen worden genoemd. Na ontvangst worden meldingen gescreend en zo nodig worden persoonsgegevens en namen van zorginstellingen alsnog geanonimiseerd. Wij registreren de datum en de omschrijving van het incident en eventuele daaraan gerelateerde procesgegevens.  

Van de anonieme patiënt over wie de melding gaat registreren wij: 

• Geslacht 

• Geboortejaar 

• Geneesmiddelengebruik 

• Indicatie voor het geneesmiddelengebruik 

• Ziekte en ziektegeschiedenis

• Bijwerkingen 

De verwerking van de melding is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van VMI als landelijk meldpunt medicatie-incidenten.  

Geautomatiseerde gegevensverzameling 

Gegevens die VMI ontvangt via het meldformulier, upload via het meldingenportaal of via de API worden geautomatiseerd verwerkt en komen terecht in de VMI-databank.  

Bewaartermijnen 

Met uw toestemming worden uw gegevens bewaard voor onderzoeksdoeleinden. Zodra de gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor onderzoek naar verantwoord medicijngebruik, worden de gegevens verwijderd. 

Het delen van meldingen

Met het delen van deze informatie worden risico’s in zorgprocessen sneller zichtbaar dan op lokaal niveau. Door kennis en informatie over incidenten anoniem te verspreiden, kunnen risico’s worden verminderd en leren zorgorganisaties en zorgverleners van elkaar. Meldingen kunnen geanonimiseerd (zonder persoonsgegevens en zonder zorgaanbiedersgegevens) worden genoemd in de Praktijkprikkel, op de IVM-website, in IVM-nieuwsbrieven en in artikelen in medische en farmaceutische vaktijdschriften. Verder kunnen ze worden gedeeld met het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) en het Lareb (Bijwerkingencentrum) indien de inhoud van de melding ligt op het expertisegebied van deze organisaties. 

Voor medicatieveiligheidsonderzoek kunnen de volledig geanonimiseerde gegevens worden gedeeld met organisaties die zich bezighouden met medicatieveiligheidsonderzoek. Met zo’n organisatie wordt een contract gesloten. In dit contract is onder andere vermeld voor welk doel de meldingen mogen worden gebruikt, en dat in de rapportages alleen individuele meldingen mogen weergeven als VMI daarvoor van de melder toestemming heeft gekregen. Daarnaast moeten de onderzoekers een vertrouwelijkheidsverklaring tekenen.  

De meldingen waarbij sprake is van medicatiegerelateerde schade kunnen geanonimiseerd (zonder persoonsgegevens en zonder zorgaanbiedersgegevens) en met geboortejaar en geslacht van de in de melding betrokken patiënt (verplicht volgens Europese Farmacovigilantie-richtlijn GVP) worden gedeeld met het European Medicines Agency (EMA).  

Gesignaleerde risico’s naar aanleiding van de analyse van de meldingen worden zo nodig ook gedeeld met branche- en beroepsorganisaties, CBG, Lareb, IGJ en softwareleveranciers. Hiermee krijgen zij input om de patiëntenzorg veiliger te maken, bijvoorbeeld door aanpassing van richtlijnen en protocollen, ICT-systemen en patiëntinformatie. Het delen van de onderliggende melding(en) naar deze organisaties, gebeurt alleen na toestemming van de melder.  

Cookies en Google Analytics 

Onze website gebruikt alleen technische en functionele cookies. Deze cookies helpen om onze website goed te laten functioneren. Het staat u vrij om cookies uit te schakelen middels uw browser. Houd er wel rekening mee dat het mogelijk is dat onze website dan niet meer optimaal werkt. We gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. 

Beveiliging 

We nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. In het bijzonder zijn deze: 

• Toegang tot persoonsgegevens schermen we af via Tweefactorauthenticatie (2FA). 

• We slaan de gegevens na ontvangst op in een apart, afgeschermd systeem. 

• We nemen fysieke maatregelen voor toegangsbescherming van de systemen waarin persoonsgegevens opslagen zijn. 

• We maken gebruik van beveiligde verbindingen waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u persoonsgegevens invoert. 

• We houden logs bij van het wijzigen, verwijderen en exporteren van persoonsgegevens. 

Wijzigingen in deze privacyverklaring

We passen deze privacyverklaring aan als dat nodig is. Wilt u op de hoogte blijven van eventuele wijzigingen? Lees de privacyverklaring dan regelmatig door. 

Inzage en wijzigen van uw gegevens 

Hebt u vragen over ons privacybeleid? Of wilt u uw persoonsgegevens inzien, laten wijzigen of laten verwijderen? Neem dan contact met ons op via privacy@ivm.nl of via onderstaande adresgegevens. 

We handelen uw verzoek binnen 1 maand af. Wanneer blijkt dat het om een complex of omvangrijk verzoek gaat, kan dit maximaal 2 maanden langer duren. U ontvangt hierover altijd binnen 1 maand na het indienen van uw verzoek een bericht.  

Om misbruik te voorkomen kan het zijn dat we u vragen om u adequaat te identificeren. Zijn de door u opgegeven gegevens niet (meer) te herleiden tot u? Dan kunnen we niet aan uw verzoek voldoen. Als dat zo is, laten we u dat weten.

Autoriteit Persoonsgegevens 

Natuurlijk helpen we u graag als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens: 

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap   

Contactgegevens

Stichting Instituut voor Verantwoord Medicijngebruik
Churchilllaan 11 
3527 GV Utrecht 
info@ivm.nl
0888 800 400