Top 6 verbeterpunten medicatieveiligheid in zorgorganisaties

Het IVM zette een enquête uit onder zorgmedewerkers (begeleiders, verzorgenden, verpleegkundigen en kwaliteitsmedewerkers) die te maken hebben met het medicatieproces in hun organisatie. Op basis van de antwoorden van 39 zorgmedewerkers zijn we tot een 'Top 6 Verbeterpunten medicatieveiligheid' gekomen. De resultaten zijn niet representatief voor de gehele zorg, maar geven wel een beeld. Over het algemeen werd de medicatieveiligheid in de zorgorganisatie als voldoende beschouwd, toch beschouwde ongeveer 10% van de zorgmedewerkers de medicatieveiligheid in hun zorgorganisatie als matig. Hieronder volgen de belangrijkste uitkomsten.

1. Toedienlijst niet actueel

Voor clienten in de zorg is er in de meeste gevallen een elektronische toedienlijst beschikbaar vanuit de apotheek (82%), soms is dat een papieren toedienlijst. Het is belangrijk dat deze toedienlijst up-to-date is, aangezien zorgmedewerkers medicatie uitdelen aan de hand van de toedienlijst. Bij 37% van de respondenten stond er wel eens niet-actuele medicatie op deze toedienlijst en bij 64,3% vervallen of gestopte medicatie.

Als zorgorganisatie is het belangrijk om met de apotheek en arts in gesprek te gaan over de actualisatie van de toedienlijsten. In de praktijk komt het vaker voor dat de software van apotheken en zorgorganisaties niet goed op elkaar aansluiten. Dit is ook als barrière genoemd: “Onze apotheek werkt alleen bij ons met Medimo. Er staan daarom soms wat dingen fout waardoor we weer contact op moeten nemen. We begrijpen vanuit de apotheek dat de systemen niet mooi op elkaar aansluiten waardoor dit soort ‘fouten’ ontstaan.” Daarnaast is het belangrijk dat artsen en apothekers goed samenwerken zodat wijzigingen snel doorgevoerd worden: “Wijzigingen worden vaak laat doorgevoerd in het systeem. Blijkbaar is onderlinge communicatie tussen arts die voorschrijft en apotheker van de cliënt vaak niet goed. Uiteindelijk is de cliënt daar het slachtoffer van, en hebben wij als zorgmedewerker er extra tijd voor nodig om alles goed te regelen”.

2. Hulp bij zelfzorgmedicatie

Cliënten gebruiken naast voorgeschreven medicatie ook zelfzorgmedicatie, middelen die ze zelf bij apotheek of drogist kunnen halen. Je helpt alleen cliënten met zelfzorgmedicatie als de arts hiermee akkoord is en als de zelfzorgmiddelen op de (elektronische) toedienlijst staan. Een deel van de respondenten helpt cliënten met zelfzorgmiddelen als ze denkt dat dit veilig kan (17%) zonder toestemming van de arts, hetgeen dus niet de bedoeling is. Daar tegenover geeft 7% aan cliënten helemaal niet te helpen met zorgzelfmiddelen.

Zelfzorgmedicatie wordt veel gebruikt naast voorgeschreven medicatie. Het risico van het gebruik verschilt per medicijn en per cliënt. Interne protocollen over hoe om te gaan met zelfzorgmedicatie kunnen verschillen tussen zorgorganisaties. De afspraken staan beschreven in het medicatieprotocol en de werkinstructies. De helft van de respondenten geeft aan dat zijzelf en collega’s bekend zijn met deze documenten. De andere helft geeft aan ermee zelf bekend te zijn maar er niet zeker van te zijn of collega’s met deze documenten bekend zijn. Het is belangrijk dat elke zorgverlener op de hoogte is van de interne regels voor zelfzorgmedicatie.

3. ‘Zo nodig’ medicatie zonder omschrijving

Alle recepten moeten een duidelijk voorschrift bevatten, zodat de zorgverlener dit eenvoudig uit kan voeren. Dit is zeker belangrijk bij ‘zo nodig’ medicatie. Toch geeft de helft van de respondenten aan dat deze informatie wel eens ontbreekt bij ‘zo nodig’ medicatie. Er is bijvoorbeeld niet goed aangegeven hoe vaak een medicijn moet worden gegeven of er is bij zalven en crèmes geen plek van aanbrengen aangegeven.

Het correct voorschrijven van medicatie is de verantwoordelijkheid van de arts. De arts moet duidelijk vermelden hoe het ‘zo nodig’ medicijn gebruikt moet worden: bij welke klacht, hoeveel per keer, hoe vaak per dag, en op welke plek. De apotheek moet deze informatie overnemen zodat de zorgmedewerker het medicijn op de juiste manier kan toedienen of aanbrengen.

4. Medicatie bij slikproblemen

Bij cliënten met slikproblemen mogen medicijnen niet zomaar gemalen of opgelost worden. Medicijnen met bijvoorbeeld vertraagde afgifte kunnen hierdoor  in te grote sterkte vrijkomen in het lichaam. Op de toedienlijst van een cliënt moet daarom vermeld staan of een medicijn wel of niet gemalen of opgelost mag worden. De helft van de respondenten geeft aan dat dit duidelijk aangegeven staat. De andere helft geeft aan dat dit niet altijd zo is of het niet te weten of dit zo is.

5. Medicatie-incident meldingen

Medicatie-incidenten cliënt, ook wel MIC (FONO of FOBO) genoemd, moeten altijd gemeld worden. Dit is zo vastgelegd in de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Er moet een intern registratiesysteem aanwezig zijn zodat zorgmedewerkers veilig medicatie-incidenten kunnen melden. Dit heeft als doel het bespreken van de medicatiefouten met collega’s om hier vervolgens lering uit te trekken. Desondanks geeft toch bijna 60% van de respondenten aan een medicatiefout niet altijd of soms te melden. Daarnaast worden niet alle incidenten besproken met het team. Voor 80% van de zorgmedewerkers is het wel duidelijk hoe en wanneer er een melding gedaan moet worden.

Het melden en bespreken van een medicatie-incident kost tijd. Het is de verantwoordelijkheid van de zorgorganisatie dat zorgmedewerkers voldoende tijd krijgen om een incident te melden en dat er tijd vrijgemaakt wordt om (alle) geregistreerde medicatiefouten te bespreken. Naast het leren van medicatie-incidenten geeft het bespreken op centraal niveau inzicht in de medicatieveiligheid en kan het knelpunten in het medicatieproces aan het licht brengen.

6. Bekwaamheid en kennis van zorgmedewerkers

Om het medicatieproces zo goed mogelijk te laten verlopen is het belangrijk dat zorgmedewerkers de juiste kwalificaties en kennis hebben. Van onze respondenten geeft 13% aan één of meerdere collega’s te hebben die volgens hen niet bekwaam zijn om medicatie toe te dienen. Daarnaast geeft twee derde van de respondenten aan de kennis over medicatie bij collega’s soms onvoldoende te vinden.

De inzet van niet voldoende gekwalificeerde zorgmedewerkers kan een gevolg zijn van een personeelstekort. Een hoog personeelsverloop en het gebruik maken van invalskrachten bevorderen de medicatieveiligheid niet. Uit onze enquête kwam naar voren dat zorgorganisaties soms zelf regels maken om de medicatieveiligheid toch te waarborgen:  "We hebben zelf regels ingesteld. Invalkrachten mogen bijvoorbeeld geen medicatie delen ook al zijn ze officieel bevoegd en bekwaam. Als je nieuw komt werken op de afdeling, wordt er minimaal drie keer mee gekeken en bevraagd over de medicatie. Sinds we dit doen, is de kennis veel beter geworden en zijn er minder medicatiefouten."

Naast het hebben van personeel met de juiste kwalificaties, is het belangrijk om kennis over medicatieveiligheid op peil te houden. Dit kan door het volgen van scholing. Het IVM adviseert om zorgpersoneel jaarlijks minimaal één scholing te laten volgen. Een kwart van de respondenten geven aan ook jaarlijks een scholing te volgen, anderen krijgen een scholing eens per twee of drie jaar.

Ondanks blijvende aandacht is het medicatieproces bij veel zorgorganisaties niet zoals het zijn moet, blijkt uit de enquête. Medicatie geven aan de hand van de toedienlijst en goed kunnen signaleren van ongewenst medicijngebruik zijn de basis voor een veilig medicatieproces voor de client. Uit deze steekproef blijkt dat in grofweg de helft van de gevallen de toedienlijst niet klopt. En de medicatiekennis lijkt bij veel collega's onvoldoende. Het is dus van groot belang om prioriteit te geven aan het verbeteren van het medicatieproces en de kennis van medicatie bij zorgmedewerkers.